Wie du mit Trello & Co große Projekte stemmst und deine Ideen ordnest

Wer kennt das nicht: Man läuft durch den Park, steht unter der Dusche oder sitzt in der Bahn, denkt an nichts Bestimmtes und plötzlich ist da dieser Geistesblitz. Diese eine Idee, die alles verändern kann… und dann

…ist sie wieder weg!

 

Mit guten Ideen ist es oft so, wie mit Träumen: Du wachst morgens auf. Bist noch im Halbschlaf, weil dich dein Wecker gerade erst rausgeholt hat. Und während du noch über deinen letzten Traum nachdenkst, kannst du fast zusehen, wie die Realität ihn dir entreisst. Er verschwindet direkt vor deinen Augen! Etwa so ist es auch mit unseren Einfällen, die wir in den ungeplantesten Situationen bekommen und nicht vergessen wollen.

 

„Um positive Veränderung in dein Leben zu bringen, brauchst du vor allem innere Impulse, Motivation und Ideen, wohin die Reise gehen soll.“

 

Alles beginnt mit einem Ziel, was du vor Augen hast, führt weiter über den Weg, den du dir zurecht legst und endet im besten Fall mit dem Erreichen des Ziels. Doch das klingt oft einfacher als es ist.

 

Unser Alltag ist stressig. Wir müssen täglich viele Entscheidungen treffen – mal intuitive, die wenig Bedeutung haben und mal große, die unser Leben grundlegend beeinflussen können. Das führt dazu, dass uns tausende Dinge im Kopf herumschwirren, die unsere Aufmerksamkeit fordern. Mag man einigen Studien glauben schenken, liegt die Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen mittlerweile bei nur noch 8 Sekunden und damit unter der eines Goldfisches!  

Ordnung ist das halbe Leben! Das sagt mein Vater immer. Und da wir nur eines haben und es uns nicht unnötig schwer machen sollten, stimme ich ihm zu!

Ich bin ein Fan von Apps und Online-Tools. Allerdings müssen sie meinen Ansprüchen auch gerecht werden und die sind oft hoch. Wenn sie aber simpel und selbsterklärend sind, noch dazu ein ansprechendes, klares Design haben, bekommen sie eine Chance. Deshalb zeige ich dir hier nun drei einfache, aber geniale technische Helfer, die Ordnung in deinen Kopf bringen und dir das Leben leichter machen. Und das Beste: Alle drei sind in ihrer Basisversion kostenlos – und die reicht völlig für das folgende Szenario…

 

Stell dir vor, du willst ein Buch schreiben und weißt nicht, wo du anfangen sollst

 

Du hast haufenweise Ideen im Kopf: Verschiedene Themen, Kapitel, Fallstudien, Checklisten und all solche Sachen. Aber wie fängst du nun an? 

Natürlich kannst du jetzt alle Einfälle auf Papier festhalten. Ich spreche aus Erfahrung, wenn ich dir sage, dass du die besten Ideen nicht zuhause vor deinem Blatt Papier haben wirst, sondern überall da, wo du sie gerade nicht gebrauchen kannst. Schon beginnt das Desaster: 

Unterwegs in der Bahn notierst du dir Wortfetzen im Smartphone. Einfälle zwischendurch hältst du mal eben auf einem Notizblock fest. Dazu kommen dann noch die Ideen, die dir bisher nur lose im Kopf herumschwirrten. Schon verlierst du den Überblick.

 

Wunderlist

Nun kommt Wunderlist ins Spiel. Eine ToDo-Listen App, die du synchron auf dem Notebook, Smartphone und Tablet benutzen kannst und so auch mit hoher Wahrscheinlichkeit meistens griffbereit hast. 

Für mich ist Wunderlist so etwas wie mein zweites Gehirn. Du kannst dir Ordner mit mehreren Listen anlegen und deine Aufgaben jeweils mit Notizen und Teilaufgaben versehen. Um den Kopf frei zu kriegen, kannst du dich auch an die Aufgaben erinnern lassen.

 

Nun zurück zu deinem Buchprojekt. So könnte deine Ideensammlung in der App aussehen:

 

  • lege dir einen neuen „Buch“ Ordner an
  • lege dir in diesem Ordner mehrere Listen an. Einige Beispiele:
    • Buchthemen (als grobes Brainstorming, worüber du überhaupt schreiben willst)
    • einzelne Kapitel zu den jeweiligen Themen
    • Inhalte, die du behandeln willst
    • Quellen für tiefere Recherchen
    • alles, was du über reinen Text hinaus in dein Buch einarbeiten willst
  • lege dir zu einzelnen Positionen weiterführende Notizen oder kleine Teilaufgaben an

 

Die Listen helfen dir, alle Gedanken rund um dein Buch festzuhalten und an einem Ort griffbereit zu haben. Ganz wichtig: Notiere dir alle Ideen immer SOFORT. Das macht den Kopf wieder frei und nichts geht verloren. Damit ist die halbe Vorarbeit für dein Buch auch schon getan – aber eben auch nur die halbe!

Um das Buchprojekt greifbarer zu machen und all die Kapitel und Inhalte im Zusammenhang betrachten zu können, brauchen wir nun etwas visuelles. Nun kommt das nächste Tool ins Spiel.

 

Mindmeister

Die Methode der Mindmaps kennt wohl jeder noch aus Schulzeiten. Ich muss zugeben, dass ich lange Zeit eine Abneigung dagegen hatte und es einfach sinnlos fand. Heute sehe ich das anders. Ich habe dieser Technik nochmal eine Chance gegeben und auf eine Empfehlung hin Mindmeister ausprobiert.

Die App ist mindestens so simpel und selbsterklärend wie optisch gelungen und gehört für mich unbedingt in diese Liste. Aber vielleicht fragst du dich jetzt, was DU für dein Buch konkret damit anfangen kannst. Ich gebe dir ein Beispiel:

Um eine greifbare Vorstellung davon zu bekommen, wie deine ganzen Kapitel und Inhalte zusammen passen, ist eine Mindmap das perfekte Werkzeug. 

  • Beginne in der Mitte mit deinem Buch. Entweder schreibst du einfach „Buch“ oder schon einen groben Namen in den ersten Kreis.
  • Lege dir für jedes Kapitel, das du dir überlegt hast, einen weiteren Kreis an und verbinde ihn mit dem Buch in der Mitte.
  • Ordne deine ganzen einzelnen Ideen nun den Kapiteln zu, in die sie am besten passen.

 

Das funktioniert wie von selbst. Nach ein paar Minuten wirst du wissen, was ich meine. Auf diese Weise bekommst du eine Art Landkarte, auf der du alle Zusammenhänge auf einen Blick siehst und die du beliebig erweitern und verändern kannst. Wenn du deine Projekte auf diese Art bildlich darstellst, fördert das zudem deine Kreativität und die Strukturierung geht dir leichter von der Hand. Und die gute Nachricht ist: Auch Mindmeister funktioniert sowohl am Laptop, als auch auf dem Smartphone und Tablet.

Jetzt, wo das Grundgerüst steht, geht es an die Planung der konkreten Umsetzung. Und nun kommt unser letztes Tool ins Spiel.

 

Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem du komplexe Aufgaben in einzelne Schritte zerlegen kannst. Diese kannst du dann mit Teilaufgaben, Checklisten, Notizen und Anhängen, wie Fotos und Textdateien, versehen und sie auch an andere Teilnehmer auslagern. Auf diese Weise können mehrere Leute an einer Sache arbeiten und jeder weiß, was zu tun ist.

Für jedes Projekt kannst du bei Trello ein sogenanntes Board anlegen, auf dem du dann nebeneinander Listen anbringen und diese mit Karten füllen kannst. Im Falle unseres Buches könntest du mit Trello so vorgehen:

 

  • Du legst ein neues Board an und nennst es beispielsweise „Buch schreiben“ 
  • Nun erstellst du dir nebeneinander vier Listen: 
    • Ideen: hier kannst du alles, was dir nebenbei an Fragen oder Ideen aufkommt, notieren
    • To do: Hier sammelst du alle Aufgaben, die du im Laufe des Projekts erledigen möchtest. Dazu gehören neben der reinen Schreibarbeit auch z.B. das Coverdesign oder die Überlegung, wie und wo du das fertige Buch veröffentlichen möchtest und welche Infos du dir dazu an welcher Stelle holen musst.
    • Doing: In diese Liste gehört alles, woran du aktuell schon arbeitest
    • Done: Die wohl schönste Liste. Hierher verschiebst du alle Karten, die erledigt sind. Sie bleiben somit für dich sichtbar und du weißt, was du schon alles geschafft hast.

 

Das schöne an Trello ist, dass du dir lästiges copy and paste sparst, weil du sowohl die Listen, als auch die einzelnen Karten darin, einfach wie Post-Its oder Magnete an einem Whiteboard beliebig hin und her verschieben kannst. So weißt du immer genau, was aktuell und als nächstes zu tun ist. Falls du dir noch nicht richtig vorstellen kannst, wie so ein Projekt in Trello aussehen kann, gibt es auf der Homepage jede Menge Beispiel-Boards von echten Benutzer, die du dir anschauen kannst. Auch Trello gibt es sowohl für Smartphone & Tablet als auch in der Online-Version fürs Notebook.

 

Noch einmal alle Tools im Überblick

  • Wunderlist – der Ort, um alle Ideen zu sammeln.
  • Mindmeister – als Werkzeug, um deine Vorhaben zu visualisieren.
  • Trello – das Tool, mit dem du letztendlich dein Projekt in Arbeitsschritte einteilst.

 

Ich hoffe, ich konnte dir einen guten Überblick über diese tollen Werkzeuge geben und darüber, wie du sie in Kombination für deine Arbeit benutzen kannst, um große Projekte stressfrei zu strukturieren. Am besten schaust du sie dir selbst mal an und probierst sie aus, denn das wichtigste an allen Vorhaben ist und bleibt folgendes: Einfach machen! 

 

P.S.:Wenn du noch mehr hilfreiche technische Helfer suchst, empfehle ich dir auch mal einen Blick in unsere Online-Tools-Liste zu werfen!

Nina, www.co-monkey.de


 

Nina

studiert, schreibt und arbeitet an neuen Ideen in Berlin. Mit ihren Texten möchte sie unkonventionelle Wege und Alternativen zeigen, um mehr Zufriedenheit in den privaten und beruflichen Alltag all jener zu bringen, die Lust auf Veränderungen haben.

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